Unter workflow verstehen wir alle Arbeitsschritte, welche beim Betreiber einer Website zu deren Bewirtschaftung notwendig sind.
Also von der Aktion (Bereitstellen von Online-Inhalten und -Angeboten) bis zur Reaktion (Beantworten von Anfragen, Kundenbetreuung, Liefern von Artikeln und Unterlagen usw.).
 
Websites sind ideale Werkzeuge, um Daten durch Online-Formulare zu sammeln. Diese Daten können beispielsweise aus einem einfachen Kontaktformular oder einer umfangreichen Online-Kundenbefragung stammen. Oft werden dabei die Daten einfach per E-Mail übermittelt. Der Aufwand für die Verarbeitung ist entsprechend hoch durch die umständliche Erfassung. Der automatische Import dieser Daten in bereits bestehende Datenbanken oder Anwendungen kann zu wesentlichen Kosten- und Zeiteinsparungen beitragen.
 
Durch temporäre Ausfälle von Mail-Diensten (Server, Viren) können beim Mail-Versand Datenverluste entstehen. Online-Datenbanken können Daten vor dem Versand der E-Mails speichern und fürs Backoffice jederzeit abrufbar machen. Somit ist ein Verlust wichtiger Geschäftsdaten ausgeschlossen.
Die web-manufaktur gmbh empfiehlt aus diesem Grund die Einrichtung solcher Datenbanken recht häufig.
 

Neben diesen Aspekten der automatischen Weiterleitung von Daten und des Verhinderns von Datenverlusten gibt es noch zahlreiche weitere Punkte, welche das Gebiet der Handhabung von Daten betreffen.

• Weiterleitung und Verarbeitung der Daten aus einer Anwendungen in eine andere (Word, Excel in HTML, SQL und umgekehrt)
• Bereitstellung aktuellster Daten für alle Mitarbeiter (Lagerbestand, Bestellungseingänge usw.)
• Beachtung des Datenschutzes durch die Einrichtung von Zugriffslevels und -rechten.